23 декабря 2020 года состоялось заседание реставрационной комиссии
Заседание комиссии было проведено в дистанционном режиме. Предоставление материалов членам комиссии и обсуждение их было организовано по внутрисетевому обмену.
На заседании подведены итоги работы за 2020 год и согласованы планы работы на 2021 год.
В 2020 году комиссия рассматривала вопросы улучшения физического состояния документов на бумажной основе и аудиовизуальной документации.
Особое внимание в работе комиссии уделено документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, изготовлению на них электронного фонда пользования с целью дальнейшего предоставления его взамен подлинников документов пользователям читальных залов и сотрудникам архива.
В течение года было рассмотрено семь экспертных заключений, о признании находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии дел из фондов дореволюционного периода. Экспертные заключения были подготовлены с учетом оценки физического состояния документа на основе буквенно-цифровой индексации и результатов обследования документов Лампой Вуда на наличие живых (растущих) микроорганизмов. По итогам обсуждения одно дело признано находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в установленном комиссией порядке будут проведены мероприятия, связанные с консервацией документов и изготовлением электронного фонда пользования (ЭФП) бесконтактным способом.
Членами комиссии были заслушаны и обсуждены информации:
- об изготовлении средств хранения для документов, относящихся к столбцовому приказному делопроизводству XVIII в.,
- об обеспечении сохранности выявляемых в процессе проведения проверок наличия материальных (не бумажных) вложений (предметов) - особое внимание обращено на дальнейшую работу по описанию, учету и обеспечению сохранности материальных вложений, выявляемых как в процессе проведения проверок наличия, так и при подготовке дел к выдаче из хранилищ с отражением информации о вложенных предметах в листах-заверителях дел, изготовлением индивидуальных средств хранения для них,
- о результатах выполнения плана консервационно-профилактических мероприятий по улучшению физико-химического состояния особо ценных негативов «II» и «III» размеров на пленочной основе: следует отметить, что проведенная проверка - завершающий этап большой и трудоемкой работы по проверке наличия и физического состояния всего комплекса особо ценных фотодокументов («0», «I», «II», «III», «IV») размеров в объеме 3354 единиц хранения из них 2528 единиц хранения на пленочной основе, 826 единиц хранения - на стеклянной основе.
Также в 2020 году сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов завершена значительная работа по проверке наличия и физического состояния особо ценных документов фонда П-213 «Штаб партизанского движения на Карельском фронте». Комиссией приняты решения, направленные на улучшение физической сохранности особо ценных дел фонда.
Рассмотрена и согласована «Памятка по проведению работ по обеспыливанию архивных документов», предназначенная для специалистов отделов обеспечения сохранности документов, государственного учета и реставрации документов и других структурных подразделений архива, привлекаемых к работам обеспыливанию архивных документов.
В основу формирования плана работы комиссии на 2021 год положены подготовка похранилищных планов по улучшению физического состояния дел и документов из фондов досоветского, советского периода, партийного комплекса, а также фонда научно-справочной библиотеки архива. При подготовке этих планов практикуются выходы в архивохранилища членов комиссии для отбора дел.
Следует отметить согласованность работы реставрационной комиссии с другими совещательными органами архива, открытость ее работы: размещение информации о заседаниях комиссии 2020 года в новостной ленте на сайте архива. Материалы комиссии доступны всем сотрудникам архива по внутрисетевому обмену.