Дегтярева И.А., Правовые основы доступа к архивным документам и архивной документной информации: что важно знать, занимаясь генеалогическими исследованиями

Дегтярева Ирина Анатольевна,
ведущий научный сотрудник отдела архивоведения
Всероссийского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела,
кандидат исторических наук (г. Москва)

Правовые основы доступа к архивным документам и архивной документной информации: что важно знать, занимаясь генеалогическими исследованиями

Термин «генеалогия» имеет много определений в разных словарях, все они так или иначе говорят о том, что это - вспомогательная научная дисциплина, занимающаяся изучением и систематизацией родственных связей людей: историей родов, отдельных лиц… Таким образом, в центре внимание исследователя находится информация о человеке.

В соответствии с законодательством Российской Федерации некоторая информация о человеке относится к информации ограниченного доступа. Согласно Конституции РФ «каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени» [1, ст. 23, п.1]. Однако, это положение Конституции изложено слишком обще, чтобы понять более конкретно, какие тематические группы информации о человеке относятся к информации ограниченного доступа. Изучение федеральных законов, созданных в развитие положений Конституции, позволяет получить представление о некоторых тематических группах.

В частности, помимо часто упоминаемой информации о частной жизни, личной и семейной тайне, к информации ограниченного доступа о человеке относится информация о:
- финансовом, имущественном положении;
- интеллектуальной собственности;
- служебном положении, служебной деятельности (в том случае, если факт работы в данной должности в данном учреждении грозит безопасности человека);
- морально-этических проступках;
- судебных наказаниях;
- понесенном моральном, физическом вреде, имущественном ущербе;
- и др.¹.

В российском законодательстве введено ограничение доступа и к информации, составляющей другие тайны: государственную, служебную и коммерческую². Это тоже нужно учитывать, когда возникает вопрос о доступе к информации о человеке, которую разыскивает исследователь. Информация об интересующем исследователя человеке может пересекаться с информацией, составляющей названные выше тайны.

Например, документ содержит информацию о производстве нового вида вооружения, которая отнесена к информации, составляющей государственную тайну. В производстве этого вооружения задействована коммерческая организация, и в документе есть информация, в соответствии с распоряжением собственника составляющая коммерческую тайну этой организации. Кроме того, в документе присутствует информация биографического характера о человеке, принимавшем участие в создании и/или производстве этого вида вооружения. А для исследователя, занимающегося поиском информации о родственнике, вся информация документа представляет генеалогическую ценность, поскольку позволяет узнать: где, кем, когда работал его родственник, в чем заключалась важность его работы и т.д.

Еще одним важным моментом, зачастую влияющим на возможность получения искомой информации о человеке, является наличие или отсутствие у исследователя права на получение интересующей его информации. Это связано с персоной самого исследователя, которым может быть:
- человек, собирающий информацию по истории своего рода;
- научный сотрудник, согласно тематике своей работы занимающийся изучением истории и взаимосвязи родов;
- краевед, интересующийся историей своего региона;
- и т.д.

Для каждой категории исследователей законодательством РФ установлены свои условия доступа.

Нормы доступа к информации, составляющей государственную тайну, определены ФЗ «О государственной тайне» [2].

Согласно этому закону:
- «государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации» [2, ст.13];
- период ограниченного доступа для информации, составляющей государственную тайну – 30 лет со времени создания документа, содержащего такую информацию. В Законе также указано, что в исключительных случаях этот срок может быть продлен по заключению межведомственной комиссии по защите государственной тайны [2, ст.13].

Возможность досрочного получения информации о родственниках, которая одновременно составляет государственную тайну, в Законе не оговаривается.

Однако, исследователь может подать запрос о рассекречивании интересующей его информации [2, ст. 15]; «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (далее - Правила) [9, пп. 46.1, 46.6, 47.6.].

Нормы доступа к информации, составляющей служебную тайну, определены в «Положении о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» [7].

Согласно этому документу:
- «к служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организацию несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами» [7, п. 1.2.];
- период ограниченного доступа к служебной информации ограниченного распространения индивидуален для каждой отрасли и определяется «руководителем федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции» [7, п. 1.5.].

Руководитель определяет:
- категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
- порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
- порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения».

Возможность досрочного получения информации о родственниках, которая одновременно составляет служебную тайну, в Законе не оговаривается.

Исследователь может подать запрос в организацию-фондообразователь (в случае ее ликвидации в организацию-правопреемник или вышестоящую организацию) с аргументированной просьбой о доступе к документам с пометкой «ДСП».

Нормы доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, определены в ФЗ «О коммерческой тайне» [3].

Согласно этому документу:
- «информация, составляющая коммерческую тайну - сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны» [3, ст. 3, п. 2];
- период ограниченного доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, определяется обладателем информации; «право на отнесение информации к информации, составляющей коммерческую тайну, и на определение перечня и состава такой информации» также принадлежит обладателю информации [3, ст. 4, п.1].

И в этом Законе возможность досрочного получения информации о родственниках, которая одновременно составляет коммерческую тайну, не оговаривается.

При этом, также, как и в отношении рассмотренных выше тайн, исследователь может направить руководителю организации-фондообразователя аргументированный запрос с просьбой разрешить доступ к интересующей его информации.

Таким образом, каждая тайна имеет свои правила доступа, и, если документ содержит информацию, одновременно относящуюся к нескольким тайнам, то соблюдаются нормы доступа к информации, составляющей каждую тайну: нормы доступа к одной тайны не могут использоваться для доступа к другой.

Рассмотренные выше нормы содержат общие положения обращения с информацией без учета «архивного периода жизни» документов, который имеет свою специфику.

В связи с этим особенно важны положения ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», которые раскрывают возможности получения интересующей исследователя информации и регламентируют действия работников архива [4].

В ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» доступу к информации посвящены две статьи: 24 и 25.

В этих статьях определено, что может ограничить доступ к архивным документам. Это: международные договоры РФ, федеральное законодательство, распоряжение собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности» [4, ст. 24, п. 2; ст. 25, п.1].

Наряду с данными правами в федеральных законах определена и возможность их ограничения.
Одно ограничение касается права собственника: «ограничивается доступ к архивным документам, независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну» [4, ст. 25, п. 2].

Бывают ситуации, когда при передаче к архив принадлежащих собственнику архивных документов, он никак не оговаривает ограничение доступа к ним. Это не означает, что документы автоматически станут общедоступными, поскольку вступает в действие приведенная выше норма.

Второе ограничение касается прав гражданина: «права и свободы человека и гражданина могут быть ограничены федеральным законом только в той мере, в какой это необходимо в целях защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства» [1, ст. 55, п. 3].

Особый интерес для исследователей, занимающихся генеалогическим поиском, представляет п. 3 ст. 25 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». По сути, его положения - нормативная база, которая регламентирует доступ и использование информации ограниченного доступа о человеке³и лежит в основе всех нормативных документов по этому вопросу.

Первая фраза этого пункта статьи такова: «Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов».

Вспомним определения терминов из ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [4, ст. 3]:
- «архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства» [4, ст.3, п. 2];
- «документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению» [4, ст.3, п. 4].

Важно, что приведенная норма касается не только документов АФ РФ, но и любого архивного документа.
Далее в п. 3 ст. 25 приведено определение, в котором сделана попытка сформулировать, какие тематические группы информации о человеке относятся к информации ограниченного доступа: «…сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности…». Определение очень аморфное, конкретные группы информации названы только частично. Такая ситуация позволяла и позволяет до сих пор считать ограниченной в доступе только информацию о частной жизни человека, поскольку именно она конкретно была названа в Законе. При этом, ни в одном законе РФ нет определения понятия «частная жизнь», и остается загадкой, какая же информация считается информацией о частной жизни человека. Можно предположить, что определенную роль в этом подходе сыграл и неквалифицированный перевод международной рекомендации по доступу к архивам. [17].

При таком подходе «за скобками» остается часть определения Закона, которая прямо говорит о наличии других групп информации ограниченного доступа и, по сути, формулирует критерий разделения любой информации (в том числе и информации о человеке) на общедоступную и информацию ограниченного доступа – угроза безопасности для субъекта информации в случае преждевременного ее обнародования.

И последнее, в этой первой фразе определен период ограниченного доступа - 75 лет со времени создания документа. Нельзя не отметить, что такой период ограниченного доступа неадекватен той задаче, которая поставлена Конституцией РФ, поскольку он не гарантирует данные человеку права, в частности, право на «защиту чести и доброго имени», еще при жизни человека. Однако, названный Закон остается единственным в Российской Федерации, в котором вообще определен период ограничения доступа для такой информации.

Вторая и последняя фраза п. 3 ст. 25 Закона посвящена возможности получения досрочного доступа (до окончания 75 лет со времени создания документа): «с письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов».

Особое внимание исследователям и архивистам следует обратить на тот факт, что разрешение на досрочный доступ может дать:
- сам человек, информация о котором содержится в документе, но, что особенно важно, только в отношении информации, которая касается его самого (не кого-либо другого);
- в случае его смерти – его наследники. А это значит, что наследник должен предоставить документы, подтверждающие факт смерти субъекта информации и свое право наследования. Последнее особенно важно, если наследник не является родственником субъекта информации. Наследник тоже может дать разрешение только в отношении информации, касающейся наследуемого.

Например (ситуация бывшая в действительности): в архив обращаются представители издательства, которые хотят опубликовать документы известного человека, фонд которого хранится в архиве. Фондообразователь жив, и архив сообщает представителям издательства, что для того, чтобы архив предоставил им для публикации архивные документы, они должны получить письменное, заверенное в установленном порядке согласие фондообразователя на доступ к архивным документам его фонда и их издание. Для принятия такого решения фондообразователь приходит в архив, просматривает документы своего фонда и отбирает для издания те, которые считает возможным издать. Его решение оформляется соответствующим образом, и архив начинает готовить документы для копирования.

И тут выясняется, что разрешенные к изданию документы содержат нелицеприятную информацию о многих известных лицах, здравствующих в это время. Возникает вопрос: что делать архиву? 75 лет со времени создания документов не прошло, но разрешение фондообразователя получено. При внимательном неоднократном прочтении Закона архивисты обратили внимание на положение, в соответствии с которым человек может дать разрешение на преждевременное использование только информации, касающейся его самого, даже, если он является автором документа. В итоге издательству было разъяснено положение Закона и предложено издать только ту информацию, которая касается самого фондообразователя. Это не было реализовано, поскольку такая информация издательство не заинтересовала.

Возникает вопрос: что скрывать, ведь фондообразователь может повторить содержание документов представителям издательства. Конечно может, но тогда это будет текст интервью, а не опубликованный архивный документ.

На практике же, если исследователь имеет документы, подтверждающие родство с человеком, информацию о котором он разыскивает, этого достаточно, чтобы доступ был разрешен.
Например, человек разыскивает информацию о своем дедушке. Не только этот человек, но и любой другой исследователь беспрепятственно получит любую информацию (за исключением информации, составляющей государственную, служебную, коммерческую тайны, если ограничения еще не сняты в соответствии с федеральными законами – см. текст выше), если с момента создания документа, содержащего искомую информацию, прошло 75 лет. Но если информация о дедушке, находится в документе, созданном спустя многие годы после его смерти (например, воспоминания), право на доступ к ней любой исследователь получит по прошествии 75 лет с момента создания документа, а не смерти дедушки.

Для того, чтобы получить доступ к воспоминаниям (коль мы их упомянули) исследователь, являющийся родственником, должен предоставить документы, подтверждающие их родственные связи: свидетельства о рождении своем, своих родителей, документы об изменении фамилии, свидетельства о браке, разводе и т.д. Документов, представленных в архив, должно быть достаточно, чтобы подтвердить цепочку родственной связи исследователя. В противном случае он не сможет получить досрочный доступ к интересующей его информации.

Важно, знакомясь с нормами доступа, не забывать, что во всех федеральных законах возможность доступа рассматривается применительно к информации, а не к документу. Для исследователей это большой плюс. Суть его заключается в том, что часто интересующая исследователя и доступная ему информация содержится в документе наряду с информацией, на доступ к которой он права не имеет. Если бы доступ всегда был связан с документом в целом, мы зачастую не смогли бы его получить. Но поскольку федеральные законы, начиная с Конституции РФ, гарантируют право доступа именно к информации, у исследователя есть возможность, не получая доступа к документу, получить необходимую и доступную ему информацию в виде архивной справки, архивной выдержки или архивной копии части документа.

А если генеалогические исследования проводятся посторонним лицом по заказу родственника. Какие права есть у такого исследователя? Он обладает теми правами, которые делегировало ему лицо, имеющее право доступа к искомой информации: доверенное лицо должно предоставить работникам архива оформленную в установленном законом порядке доверенность, в которой должно быть указано, на поиск каких сведений ему делегировано право.

Список источников и литературы
Законы
1. Конституция Российской Федерации (ред от 04.10.2022). //www.pravo.gov.ru, 06.10.2022, N 0001202210060013 (дата обращения: 04.08.2023).
2. «О государственной тайне»: федер. закон от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 04.08.2023) //Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения: 07.08.2023).
3. «О коммерческой тайне»: федер. закон от 20.07.2004 № 98-ФЗ (ред. от 14.07.2022) //Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения: 04.08.2023).
4. «Об архивном деле в Российской Федерации»: федер. закон от 22.11.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.12.2022) //Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения: 05.08.2023).
5. «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: федер. закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 31.07.2023) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения 07.08.2023).
6. Уголовный кодекс Российской Федерации: федер. закон от 13.06.1996 № 63-ФЗ (ред. от 15.03.2023) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения: 07.08.2023). Ст. ст. 137, 140.

Нормативные документы
7. «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности: Постановление Правительства РФ от 03.11.1994. № 1233 (ред. от 06.08.2020) // Электронный фонд правовой и нормативно-технической документации. АО «Кодекс». URL: http://docs.cntd.ru/document/9003403 (дата обращения: 03.08.2023).
8. «Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации» (утв. приказом Росархива от 01.09.2017 № 143. (ред. от 09.06.2021). М., 2017. https://archives.gov.ru/documents/other/2017-order-use-documents.shtml
9. «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях». Утверждены приказом Росархива от 2 марта 2020 г. № 24 (ред. приказа Росархива от 26.09.2022 г. № 117). https://archives.gov.ru/documents/prik117_2022.shtml.

Методические документы
10. «Дифференцированный подход к определению периода ограничения доступа для различных тематических групп конфиденциальных персональных данных, содержащихся в архивных документах». Аналитический обзор. /ВНИИДАД. М., 2013. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД . № 252.
11. «Использование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)». Методические рекомендации. / М., 2015. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 270.
12. «Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (утв. приказом Федерального архивного агентства от 2 марта 2020 г. № 24, зарегистр. Минюстом России 20 мая 2020 г. № 58396). https://archives.gov.ru/documents/methodics/2021-recommendations-pravila.shtml?ysclid=ll5oqsy3dt735921706

Литература
13. Дегтярева И.А. Доступ к архивной информации: состояние, проблемы, перспективы. //Вестник ВНИИДАД. 2018. № 1. С. 7-15.
14. Дегтярева И.А. Информация о человеке и носители информации: о некоторых проблемах доступа в настоящем и будущем. //Вестник ВНИИДАД. 2021. № 5. С. 47-56.
15. Дегтярева И.А. К вопросу о стандартизации доступа к архивным документам в России. //Вестник ВНИИДАД. 2020. № 1. С. 5-15.
16. Дегтярева И.А. К вопросу об архивных документах, содержащих информацию, составляющую профессиональную тайну. //Вестник ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 31-40.
17. Курникова И.А. Понятие «персональные данные в российском и зарубежном законодательстве. //Отечественные архивы. 2004. № 6. С. 34-44.

________________________________________________________________________________
1. Более подробно см. Приложение 1 к Методическим рекомендациям «Использование архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, охраняемую законодательством (за исключением государственной тайны)». // М., 2015. СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 270.
2. В федеральных законах и нормативных документах встречается также упоминание о профессиональной тайне. Однако, определения отдельных видов профессиональной тайны позволяет говорить о том, что профессиональная тайна может объединять служебную, коммерческую тайны и информацию ограниченного доступа о человеке. См. более подробно Дегтярева И.А. «К вопросу об архивных документах, содержащих информацию, составляющую профессиональную тайну». //Вестник ВНИИДАД. 2020. № 3. С. 31-40.
3. Исследователи, интересующиеся различием терминов «информация ограниченного доступа о человеке» и «персональные данные» могут узнать об этом в статье Дегтяревой И.А. «Информация о человеке и носители информации: о некоторых проблемах доступа в настоящем и будущем». //Вестник ВНИИДАД. 2021. № 5. С. 47-56.