Встреча стала итоговой в серии мероприятий архива по анализу данного вопроса. Ранее итоги паспортизации обсуждались на одном из заседаний Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Карелия, а также в рамках Межмуниципального архивно-образовательного форума к Дню архивов и 95-летию государственной архивной службы Карелии 5 марта 2013 г. в г. Олонец.
В соответствии с информационно-методическим письмом Федерального архивного агентства от 26 ноября 2013 г. № 8/2246-Т «Об итогах паспортизации государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, организаций РАН по состоянию на 01.01.2013 и качестве составления паспортов» и рекомендациями Федерального архивного агентства по планированию работы на 2014 год (письмо от 12 сентября 2013 года № 4/1780-А) был проведен анализ итогов паспортизации организаций-источников комплектования КУ НА РК и муниципальных архивов Республики Карелия по состоянию на 01.01.2013. Особый акцент делался на качестве заполнения паспортов архивов, а также представляемых в Росархив сводных учетных сведений и пояснительных записок к ним. На совещании были заслушаны выступления по темам:
- Информация о паспортизации Государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия (начальник отдела государственного учета и реставрации архивных документов М.В. Журавлева );
- Информация о результатах паспортизации организаций источников-комплектования Национального архива Республики Карелия (начальник отдела комплектования И.А. Мазова );
- Информация о результатах паспортизации муниципальных архивов Республики Карелия (главный специалист отдела государственного учета и реставрации архивных документов О.А. Чистякова);
- Паспортизация организаций источников-комплектования муниципальных архивов: анализ и проблемы (главный специалист отдела государственного учета и реставрации архивных документов С.А. Носкова).
Процесс сокращения организаций-источников комплектования муниципальных архивов республики, относящихся к федеральной, государственной (республиканской) собственности, а также наличие негосударственных структур, не заключивших договоры, не соблюдающих условия договоров о сотрудничестве, значительно ухудшает полноту и качественный состав документов Архивного фонда Российской Федерации.
Архивисты отметили актуальность рассмотренных вопросов и возможность оценить вклад специалистов архива, в общее дело по государственному учету документов Архивного фонда Российской Федерации.
