Планово-отчетная документация для муниципальных архивов Республики Карелия.
2014-2015 гг.

Уважаемые коллеги!

Традиционно в рамках Интернет-семинара мы уделяем внимание планово-отчетной деятельности архивных учреждений, основанной на заполнении статистических форм, установленных Федеральным архивным агентством. Работу по формированию сводных плановых и отчетных документов о деятельности государственного и муниципальных архивов Республики Карелия осуществляет Национальный архив Республики Карелия. Для подготовки планово-отчетной документации на уровне муниципальных архивов разработаны адаптированные документы (статистические таблицы, рекомендуемая структура текстовой части плана/отчета). Муниципальные архивы заполняют также формы, установленные Росархиво, статистическую форму № 1-к и № 4.

Новым в этом направлении работы является следующее. Если раньше предоставление  планово-отчетных документов осуществлялось КУ НА РК через Министерство культуры Республики Карелия, формы направлялись в бумажном варианте и электронном формате по электронной почте, то теперь, помимо направления бумажного варианта документов, специалистами Министерства культуры Республики Карелия осуществляется прямое внесение сведений в электронную форму на сайте Росархива на основе инструкции по ее заполнению и с использованием индивидуальных пароля и логина, полученных Министерством культуры РК, являющимся уполномоченным органом исполнительной власти республики в области архивного дела.

Еще одним важным нововведением в плановую документацию является введение планирование  по таким показателям, как «Посещения сайта/ web-страницы» (при наличии счетчика посещений Spylog, Hotlog, и пр.) и «Пользователи архивной информацией» (их количество представляет собой сумму пользователей, работавших в читальных залах; пользователей, обратившихся с  запросами социально-правового характера, тематическими и генеалогическими запросами; посетителей  выставок, экскурсий и др. мероприятий архива). Просим вас помимо ранее установленных плановых показателей дать прогнозные данные на 2015 год по этим показателям.   

В соответствии с  письмом  Федерального архивного агентства «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. и их отчетности за 2014 г.» от 12 сентября 2014 года № 4/1722-А   государственное казенное учреждение Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» для подготовки сводного плана-отчета по архивным учреждениям республики устанавливает следующие сроки предоставления  в Национальный архив Республики Карелия:
-  до 1 декабря 2014 года* - планы работы муниципальных архивов на 2015 год;
- до 20 декабря 2014 года - отчеты о работе муниципальных архивов за 2014 год.

Возможно направление планово-отчетной документации по электронной почте:
Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.  или Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

При подготовке планово-отчетной документации просим руководствоваться приложенными документами и формами.

От качества предоставленной планово-отчетной документации в целом зависит представление на федеральном уровне уровня развития архивного дела в нашей республике.

Формы и документы для скачивания:
1. Письмо Федерального архивного агентства «О планировании работы архивных учреждений Российской Федерации на 2015 г. и их отчетности за 2014 г.» от 12 сентября 2014 года № 4/1722-А  
2. Показатели основных направлений и результатов деятельности муниципального архива на/за 20___г.» (Приложение № 1).
3. Рекомендуемая структура и содержание текстовой части плана/отчета (Приложение №2).
4. Рекомендации по внедрению в деятельность муниципальных архивов статистической формы планово-отчётной документации архивных учреждений «Показатели основных направлений и результатов деятельности на/за 20 … год».
5. Статистическая форма 1-К и указания по ее заполнению  
6. Сведения о сети органов управления архивным делом и архивных учреждений (Статистическая форма №4).

* Указан ежегодный срок предоставления плановой документации. В связи с изменениями порядка предоставления сведений в Росархив в 2014 году допускается отклонение от срока (планы просим предоставить строго до 10 декабря).