"Электронный документооборот и архивное дело: проблемы и решения: «Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и проблема учета «архивной компоненты»

Кафедра архивоведения и специальных исторических дисциплин, Региональный центр новых информационных технологий Петрозаводского государственного университет? Карельское региональное отделение РОИА 26 марта 2013 г. провели рабочий семинар по теме:  "Электронный документооборот и архивное дело: проблемы и решения: «Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) и проблема учета «архивной компоненты».

Анализ существующей практики внедрения систем электронного документооборота свидетельствует о частом  игнорировании правил составления документов, ведения делопроизводства и передачи документов на архивное хранение. Публичное обсуждение  данных вопросов, формулировка проблем, уже образовавшихся в практической деятельности ряда учреждений и организаций, работающих с электронными документами, позволяет  наметить пути их решения.

Рабочие семинары рассматриваются не только как способ выработки коллегиальных решений по названному кругу проблем, но и как возможность повышения IT-квалификации в условиях новых вызовов делопроизводству и архивному делу, сформулированных в проекте Концепции развития архивного дела в Российской Федерации до 2020 г. На семинары были приглашены специалисты, имеющие опыт работы в области электронного документооборота, руководители и представители архивных бизнес-структур.

Были обсуждены следующие темы:

• внедрение электронного документооборота: опыт, проблемы и решения;
• регламентация электронного документооборота;
• электронный архив: понятие, стратегии, опыт и проблемы создания.

Итоги семинара:

Системы электронного документооборота стали частью нашей жизни, как на уровне государственном (электронное правительство, система межведомственного электронного взаимодействия - СМЭВ, межведомственный электронный документооборот - МЭДО), так и на уровне отдельных организаций. В Российской Федерации к настоящему времени сформировался рынок СЭД, между производителями которых ведется конкурентная борьба.

Происходит постоянное увеличение объема электронных документов, организации отказываются от использования бумажных документов по ряду функций. Поэтому от решения проблем хранения электронных документов (в т.ч. аутентичных и достоверных) в настоящий момент уже не уйти.  

Российским законодательством сняты преграды по свободному распространению электронных документов, но архивная составляющая нормативной базы в этой области   только начинает формироваться.

Проекты Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов и являются первым опытом Росархива по упорядочению и регламентации работ по хранению, комплектованию и учету электронных документов в архивах организаций, в государственных и муниципальных архивах.

Современным подходом к решению данных проблем является постоянное взаимодействие IT-подразделений, служб делопроизводства и архива.

Хотя задачи деятельности IT-подразделения и службы делопроизводства и архива различны, но чем раньше последние будут привлекаться к созданию информационных систем (СЭД, ЕСМ, баз данных), тем меньше проблем будет возникать при передаче их архивных составляющих на хранение.