Паспортизация государственных и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций- источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013 г.

В соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11марта 1997 г., письмом Росархива от 10.10.2011 года № 8/1958-Т «О проведении очередной паспортизации», и приказом Министерства культуры Республики Карелия «Об организации работы по проведению плановой паспортизации государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г. №402, Национальным архивом Республики Карелия, в рамках реализации государственных полномочий в области архивного дела, в части государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Карелия, была проведена плановая паспортизация государственного и муниципальных архивов, государственных музеев и библиотек, архивов организаций - источников комплектования государственного и муниципальных архивов в Республике Карелия по состоянию на 01.01.2013г..

Главная задача паспортизации – осуществление государственного контроля за обеспечением сохранности и учета документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации.
В соответствии с Регламентом паспортизация проводится 1 раз в 3 года. Предыдущая паспортизация проводилась по состоянию на 01.01.2010 года.
В ходе проведения паспортизации подготовлены паспорта архивов, сводный паспорт музеев и библиотек, а так же сведения обо всех находящихся на хранении фондах и документах в т.ч. неописанных. Учтена динамика объемных показателей за 3 года 2010-2012.

Информатизация об итогах паспортизации архивных учреждений муниципальных образований Республики Карелия на 1 января 2013 г.

Паспортизация архивных учреждений муниципальных образований Республики Карелия по состоянию на 01.01.2013, была организована в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
В Национальный архив Республики Карелия поступили паспорта от 18 муниципальных архивов.

1. Состав и объем архивных документов

Анализ итогов паспортизации свидетельствует о следующем.
Общий объем документов, хранящихся в муници­пальных архивах увеличился на 53 958 ед.хр. или на 10% (по сравнению с паспортизацией на 01.01.2010) и насчитывает 529 093 ед.хр.
Структура распределения документов по муниципальным архивам характеризуется следующими данны­ми:

		Всего единиц хранения в муниципальном архиве	% от общего объема документов муниципальных архивов	Всего единиц хранения принято в муниципальный архив за 2010-2012 гг.	Динамика роста объемов док-в архива (по сравнению с паспортизацией на 01.01.2010)
1	Беломорский	81725	15,5 %	1623	2 %
2	Калевальский	20376	4 %	1021	5 %
3	Кемский	46139	8,5 %	1463	3 %
4	Кондопожский	33165	6 %	2468	7,5 %
5	Костомукшский	9106	2 %	1958	21,5 %
6	Лахденпохский	18248	3,5 %	888	5 %
7	Лоухский	23227	4 %	604	7 %
8	Медвежьегорский	44970	8,5 %	3545	8 %
9	Муезерский	19720	4 %	1208	6 %
10	Олонецкий	23670	4,5 %	1736	7 %
11	Петрозаводский	26487	5 %	21973	83 %
12	Питкярантский	14531	3 %	2036	14 %
13	Прионежский	15625	3 %	-71	-0,45 %
14	Пряжинский	18219	3,5 %	2005	11 %
15	Пудожский	34147	6,5 %	1901	5,6 %
16	Сегежский	51532	9,5 %	5459	10,6 %
17	Сортавальский	29389	5,5 %	2528	8,6 %
18	Суоярвский	18817	3,5 %	1613	8,6 %

До 2012 года структура соста­ва архивных документов по видам основы оставалась стабильной: документы на бумажной основе составляли 100%. В 2012 году в Муниципальном казенном учреждении Петрозаводского городского округа «Муниципальный архив города Петрозаводска» были описаны и поставлены на учет 68 единиц фотодокументов, что состав­ляет всего лишь 0,01 от общего количества. В дальнейшем планируется прием фотодокументов в Муниципальное бюджетное учреждение «Архив Лоухского муниципального района».

Анализ результатов паспортизации свидетельствует о стойкой тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией. За последние 3 года доля управленческой документации в общем объеме принятых документов на бумажной основе (53 958 ед.хр.) составила 18,86% (10 166 ед.хр.), а доля документов по личному составу 81,14% (43 724 ед.хр.).

3. Состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам

Базовым элементом системы НСА являются описи, количество которых по сравнению с данны­ми предыдущей паспортизации увеличилось на 26%. С 83,6% до 85% возросло количество описей, имеющихся в нормативном количестве экземпляров.

Полный комплект описей имеется только в 12 муни­ципальных архивах (Беломорский, Калевальский, Костомукшский, Лахденпохский, Медвежьегорский, Олонецкий, Питкярантский, Прионежский, Пряжинский, Пудожский, Сегежский, Сортавальский).

5. Условия хранения документов

Документы Архивного фонда Российской Федерации хранятся в 23 приспособленных помещениях муниципальных архивов. Увеличение за счет 1 нового помещения муниципального казенного учреждения Петрозаводского городского округа "Муниципальный архив г. Петрозаводска".

Общая протяженность стеллажных полок увеличилась на 884 пог. м (15%), что на 5% ниже дина­мики роста этого показателя по итогам предыдущей паспортизации и составляет 6 867 пог. м

При этом увеличение произошло за счет 7 муни­ципальных архива: Беломорского, Костомукшского, Лахденпохского, Лоухского, Петрозаводского, Пудожского, Суоярвского.

58% стеллажей в муниципальных архивах – металлические. По срав­нению с данными предыдущей паспортизации этот показатель вырос на 1%.
Только металлическими стеллажами оснащены ,по прежнему, 5 муни­ципальных архивов: Кондопожский, Медвежьегорский, Олонецкий, Петрозаводский, Прионежский.

Прошедшее трехлетие не внесло изменений в проблему обеспеченности площадями муниципальных архивов. Степень загруженности, по прежнему, состав­ляет 105%.
При этом, ● в 3 архивах степень загруженности около 150% - Калевальский, Муезерский, Прионежский;
● в 8 - более 100%: Беломорский, Кондопожский, Лахденпохский, Олонецкий, Пудожский, Сегежский, Сортавальский, Суоярвский;
● остальные 7 муниципальных архивов имеют резерв для комплектования (степень загруженности от 70% до 93%): Кемский, Костомукшский, Лоухский, Медвежьегорский, Петрозаводский, Питкярантский, Пряжинский.

Оснащенность зданий охранной сигнализацией увеличилась на 22%, пожарной сигнализацией увеличилась на 25% за счет оснащенности зданий архивных учреждений муниципальных образований:
- охранной и пожарной сигнализацией в 2-х (Костомукшский, Лоухский),
- пожарной сигнализацией в 3-х (Беломорский, Кемский, Олонецкий),
- охранной сигнализацией в Медвежьегорском.

На 01.01.2013 г. оснащенность зданий охранной сигнализацией составляет 37%, пожарной сигнализацией - 54%.

Состояние работы по картонированию документов характеризуется следующими данными:
закартонировано 34% документов, что на 4% превышает показатель предыдущей паспортизации.

В 3 муниципальных архивах (Кемский, Олонецкий, Питкярантский) закартонированы все документы, находящиеся на хранении, 

в 9 муни­ципальных архивах (Калевальский, Кондопожский, Костомукшский, Лахденпохский, Лоухский, Медвежьегорский, Прионежский, Пудожский, Суоярвский) закартонировано более 20% документов, 

в 4 (Муезерский, Петрозаводский, Пряжинский, Сортавальский) менее 20%. 

И, к сожалению, 2 архива (Беломорский и Сегежский) картонирование не ведется.  

На 01.01.2013 закартонировано 180 045 единиц хранения.

Чистякова О.А., главный специалист отдела государственного учета и реставрации архивных документов