Г-н Юсси Нуортева. Директор Национального архива Финляндии.

Дорогие друзья и коллеги! Национальный архив Финляндии рад принять участие в семинаре, который освещает важную тему «Архивы в информационном обществе». В своем выступлении я кратко расскажу об основных направлениях нашей деятельности, о месте архива в информационном обществе Финляндии и его взаимодействии с университетами и научно-исследовательскими организациями.

В начале своего выступления я расскажу о Национальном архиве в целом, так как некоторая информация может быть вам незнакома. В состав Архивного ведомства Финляндии входит Национальный архив, находящийся в Хельсинки, а также 7 провинциальных архивов. Они выполняют государственные задания и решают вопросы государственного значения под руководством Национального Архива в Хельсинки. Ещё одно небольшое учреждение находится далеко на севере, в населенном пункте (местечке) Инари, в самой северной губернии Лаппи (известной нам как Лапландия), это основанный в 2012 году Саамский архив. Этот факт интересен тем, что северная часть Финляндии очень тесно сотрудничает с Россией, Швецией и Норвегией. Все хранящиеся у нас документы размещается на 190 погонных километрах, т.е. это достаточно большая цифра. Нам известно, что документы, находящиеся в органах и учреждениях государственной власти занимают 170 погонных километров. Эти документы в следующие десятилетия будут приняты нашим Национальным архивом и областными архивами.

 В связи с этим возникает проблема приема этих материалов, чтобы наилучшим образом обеспечить предоставление услуг на их основе. В Финляндии действует примерный срок приема документов на хранение, а именно 40 лет со дня их создания.

 Практически все архивные документы в Финляндии находятся в открытом доступе для граждан и исследователей, т.е. в каждый пользователь может обратиться к документам министерства или какого либо ведомства для работы или запросить их копии. Мы не заинтересованы в секретности архивных материалов, напротив, мы за их доступность. Конечно же, присутствуют и исключения, связанные с соблюдением государственной тайны. Это относится к отдельным документам управления иностранных дел, некоторых комиссий парламента, армии, полиции. Но все же основным принципом нашей деятельности является обеспечение свободного доступа ко всем, не являющимся секретными материалам.

 Наша цель - сохранить примерно 50 процентов материалов, находящихся в документообороте государственных и общественных организаций. Наша задача правильно оценить их востребованность в будущем. Поэтому мы осуществляем довольно тесное сотрудничество с официальными институтами, начиная момента создания их архивов. У каждого вида документов есть свой нормативный срок хранения. Например, многие документы, образующиеся в деятельности экономического управления (в части бухгалтерской работы, налоговой отчетности) хранятся недолго - 5 лет или даже меньше. Задача архива: определить какие из них нужно сохранить на постоянной основе. Эти принципы эффективно реализуются и в других северных странах. Таким образом, ‑­документы поступают к нам регулярно, и мы обязаны предоставлять услуги с их использованием.

 Один из самых актуальных ныне вопросов - электронная документация. В Финляндии действует открытое (общественное) правительство, поэтому практически все документы переведены или переводятся в электронный формат. Этот же принцип присутствует и в Национальном архиве. Архив участвует в электронном документообороте, использует цифровую подпись, материалы в цифровом формате сохраняются на электронных носителях. Кроме того, в учреждения приходят множество запросов от граждан, обработка которых требует времени. В настоящее время многие государства обсуждают каким образом сохранять электронные запросы граждан. В Финляндии существует определенная система, в соответствие с которой они хранятся в нашем цифрового архиве, часть которого имеет постоянный срок хранения.

 Еще одной насущной проблемой является определение места хранения документов официальных институтов. Мы направляем финансовые ресурсы и используем технологии, обеспечивающие доступность и комфортность использования гражданами документов, это означает доступность всех документов их быстрый и легкий поиск. Это обусловливает качество предоставления услуги. Естественно и при свободном доступе к документам существуют определенные ограничения, касающиеся защиты информации и персональных данных. Это предполагает, что необходимо разрешение на пользование персональными данными или, наоборот, ограничение на ту информацию, которую лица не хотели бы предоставлять для общего пользования

 Вся деятельность государственных учреждений и их документы открыты для общего пользования граждан. Электронные документы на сервере архива образуя своеобразный цифровой архив, но кроме этого мы пользуемся целым рядом услуг Научного центра информационных технологий (CSC IT Center for Science), находящегося в ведении министерства образования и культуры. Центр является акционерным обществом, которое отвечает за управление государственным суперкомпьютером, на котором сохраняется массив данных, накопленных государством. Экспертиза ценности и принятие решения о постоянном сроке хранения принимается Национальным архивом Финляндии. Несмотря на простоту описания этого процесса, он требует системной координации взаимодействия между государственными органами и учреждениями. Наша задача: создание системы приема этих данных, метамодель данных, обеспечивающая быстрый и легкий поиск информации.

 Ещё одно важное направление работы – международное взаимодействие по вопросам обеспечения доступности информации в границах стран Евросоюза. В качестве примера можно привести решение вопроса, о том должны ли быть документы о землепользовании платными или же бесплатными. Состоялось дискуссия между межевой службой Финляндии и министерством финансов, вопрос решился исходя из европейского опыта бесплатного предоставления документов о землепользовании, с правом использования в коммерческих целях. Это относится и к документам, хранящимся в нашем цифровом архиве.

 В целом, документы, представленные для публичного пользования можно использовать в различных целях, при соблюдении требования указания источника информации. Национальный архив Финляндии играет ведущую роль в научно-исследовательской инфраструктуре. При экспертизе документов и принятии решения о постоянном хранении документов, основным аргументом является их востребованность в научно-исследовательских вопросах. При этом мы должны доказать, что наша документация позволяет создать достаточно полную, широкую и достоверную картину состояния финского общества в разные десятилетия. Помимо документации официальных институтов, 10 процентов документации образуется в деятельности бизнес-предприятий, частных лиц, общественных объединений. Обязательная передача их документов в архивы законодательно не установлена, но мы в инициативном порядке вступаем с ними во взаимодействие, ведем переговоры и убеждаем, что их материалы представляют ценность и будут важной базой для исторических и социальных исследований.

 Еще один ключевой вопрос - стремительные изменения в осуществлении научных исследований. В настоящий момент многие исследования опубликованы в электронном виде. Гиперссылки на оцифрованные документы создаются в самом тексте, после клика на нее мышью, открывается соответствующий документ из нашего цифрового архива. И это значительно меняет весь исследовательский процесс. Это требует тесного сотрудничества архива с самими исследователями по вопросам построения базы исследования. Мы стремимся к тому, чтобы пользователь мог бы вне зависимости от времени и места свободно использовать нужную ему документацию, включая статистические материалы, картинки и фотографии из художественных коллекций или даже современные картинки в 3-D формате.

 Финские архивы участвуют в международном сотрудничестве с научными и исследовательскими организациями, в то же время Национальный архив является председателем Альянса для обеспечения постоянного доступа к научной информации. Во Фраскати в Италии, рядом с Римом, в Центре наблюдения за Землей и информационном центре европейского космического агентства на конференции альянса широко обсуждался вопрос об управлении исследовательскими данными, вычислительными и цифровыми материалами, данными ядерной физики и исследования космоса. Одна из ключевых проблем – каким образом мы можем в данной экономической и общественной ситуации обеспечить деятельность, требующую множество усилий. Все перечисленное требует от персонала архива новых умений и компетентности.

Вот над этими центральными вопросами мы и работаем в Национальном архиве. От себя хотелось бы пожелать участникам семинара в Карелии интересных обсуждений и докладов, и мы также надеемся получить информацию о деятельности этого семинара, о том какие идеи были высказаны и какие доклады представлены. Я верю, что мы с вами создадим прочную площадку для длительного сотрудничества. Спасибо за внимание и желаю всего вам самого наилучшего.

Top.Mail.Ru