Новое в нормативно-методической базе архивной отрасли

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22.10.2004 N125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а также подпунктом 5.2.9 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 29.05.2008 N406, приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Опубликован в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти №38 от 20 сентября 2010 г. Размещен на сайте Росархива (http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml).

Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.

Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Применение Перечня не вызовет затруднений, т.к. структура Перечня аналогична «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2000), с которым архивисты работают на протяжении нескольких лет.

Перечень состоит из 12 разделов:
- раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;

- разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;

- раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;

- раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;

- раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;

- раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;

- раздел 9 содержит документы о материально-техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественно-материальных ценностей;

- раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;

- раздел 11 содержит документы, отражающие социально–бытовые вопросы, в том числе, социальное страхование, жилищно-бытовые вопросы, организацию досуга;

- раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).

Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Существенно расширен состав документов, включенных в новый Перечень, с учетом изменений законодательства Российской Федерации, в том числе о местном самоуправлении (перечень 2000 года содержал 523 статьи, новый перечень — 1003 статьи).

В Перечень включены новые виды документов, касающиеся муниципальных образований. Например, государственный реестр, регистрационные дела муниципальных образований, документы по передаче и разграничению полномочий, документы по закреплению границ муниципальных образований, по разграничению собственности и др.

Более полно представлены документы по регистрации юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, по лицензированию, аттестации, аккредитации и сертификации, документы по деятельности акционерных обществ, по учету и владению собственности.

Включены документы по работе саморегулируемых организаций арбитражных управляющих, документы, касающиеся проведения процедуры банкротства организаций.

Расширен состав документов по вопросам развития информационных технологий и защиты информации ( в том числе персональных данных), использования электронной цифровой подписи.

Следует обратить внимание на включение в Перечень административных регламентов по предоставлению государственных и муниципальных услуг, документов по вопросам соблюдения требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, антикоррупционной деятельности.

В Перечне изменены сроки хранения некоторых видов документов, в том числе документов временного срока хранения. В целях социальной защиты граждан увеличены сроки документов, отражающих трудовые отношения (в том числе работу во вредных условиях труда), документов по охране труда и аттестации рабочих мест и др.

Сроки хранения устанавливаются как для организаций — источников комплектования, так и не являющихся источниками комплектования, так как определенные виды документов в соответствии с действующим законодательством необходимо хранить в организациях до ликвидации, независимо от формы собственности. После ликвидации организации документы могут быть приняты на государственное хранение по принципу выборки организаций и документов (см. примечание **, поставленное к срокам хранения).

Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Размещены на сайте Росархива (http://www.rusarchives.ru/lows/office-work-rules.shtmlhttp://www.rusarchives.ru/lows/office-work-rules.shtml).

Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Федеральный орган исполнительной власти на основе Правил с учетом специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Правила состоят из следующих разделов:
- Основные понятия;

- Создание документов в федеральном органе исполнительной власти (требования к бланкам документов, реквизиты документов);

- Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти (документопотоки, регистрация, учет документов);

- Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (правила составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти);

- Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти (создание, подписание, прием и отправка, учет, хранение);

- Приложение к Правилам – Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с пунктом 26 Правил федеральный орган исполнительной власти «разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения».

Разработка ведомственных перечней существенно упростит разработку номенклатур дел, повысит контроль за соблюдением сроков хранения документов (например, ведомственный перечень системы образования утвержден в1981 году).

В соответствии с пунктом 4 постановления Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания разработаны Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Методические рекомендации утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. №76. Размещены на сайте Росархива (http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtmlhttp://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml).

Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

При разработке Методических рекомендаций учтены положения действующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации документации, архивного дела.

Следует обратить внимание на содержание Приложений. Приложения содержат не только образцы бланков документов (приказов, писем, протоколов и т.д.), но и правила оформления реквизитов документов, документов (проектов законодательных актов, указов, постановлений, распоряжений, приказов, протоколов), образцы оформления документов.

Начальник отдела комплектования
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Г.Н. Федорова

Главный специалист отдела аналитической и
организационно-методической работы
ГУ «Национальный архив Республики Карелия»
Е.А. Хохликова