Деятельность Национального архива Республики Карелия в 2014 году

Приоритетными направлениями деятельности государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» (далее — КУ НА РК) в 2014 году являлись обеспечение сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, их использование в целях популяризации архивного документального наследия республики, дальнейшее развитие информационных архивных технологий.

В 2014 году продолжилась работа по формированию Архивного фонда Российской Федерации и приему на государственное хранение документов как постоянного срока хранения, так и по личному составу ликвидированных организаций. В КУ НА РК всего поступило 13782 ед. хранения, в том числе 12008 ед. хранения на бумажной основе (из них 6550 постоянного срока хранения, 5458 по личному составу), 1774 ед. хранения аудиовизуальной документации (1758 ед. хранения фотодокументов, 10 ед. хранения фонодокументов, 6 ед. хранения видеодокументов).

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации осуществлялся как в традиционном (бумажном), так и в автоматизированном варианте на основании ведения общеотраслевого программного комплекса «Архивный фонд» (версия 4.3.12). В учетную БД «Архивный фонд» в течение 2014 года внесено 806 записей (6 на уровне фонда, 239 - описи, 561 - дела). В тематические базы данных архива введено: в БД «Электронная система НСА» 1773 записи, БД «Перечень памятных и знаменательных дат Карелии» 100 записей.

По-прежнему одним из важнейших приоритетов в деятельности КУ НА РК оставалась работа, направленная на социальную поддержку граждан. В 2014 году было исполнено 12 тысяч запросов социально-правового характера, из них в установленные сроки 72 процента от общего числа исполненных запросов (8694 запроса). Количество запросов, исполненных КУ НА РК через системы электронно-информационного обмена, составило 7604 запроса, что составило 63,3 процента.

В целях повышения качества оказания государственных услуг по исполнению социально-правовых запросов КУ НА РК была продолжена работа в рамках реализации Соглашения об информационном взаимодействии с управлениями (отделами) пенсионного фонда Российской Федерации, предоставлялась возможность обращения через «Портал государственных и муниципальных услуг Республики Карелия».

Помимо запросов социально-правового характера КУ НА РК исполнено 2095 запросов тематического и генеалогического характера.

При участии КУ НА РК в 2014 году в сфере архивного дела действовали следующие координационные и совещательные органы:

  • Комиссия при Министерстве культуры Республики Карелия по исполнению государственной функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле (проведено 12 плановых и 2 внеплановые проверки, из них 9 проверок в организациях и учреждениях, расположенных в г. Петрозаводске, 4 проверки в Калевальском, Беломорском, Сортавальском и Кемском районах);
  • Экспертно-проверочная комиссия Министерства культуры Республики Карелия (в 2014 году состоялось 11 заседаний, на которых рассматривались описи дел постоянного срока хранения, согласовывались описи дел по личному составу, номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству, положения об архиве и экспертных комиссиях, представляемые организациями-источниками комплектования КУ НА РК и муниципальных архивов);
  • Межведомственная экспертная комиссия при Главе Республики Карелия по рассекречиванию документов, находящихся на хранении в государственном казенном учреждении Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия»; Комиссия при Правительстве Республики Карелия по рассекречиванию документов, находящихся в государственном казенном учреждении Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия; Экспертная комиссия Национального архива Республики Карелия по работе с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

В 2014 г. комиссии по рассекречиванию архивных документов подготовили к рассекречиванию 3446 ед. хранения (21205 документов), из них полностью рассекречено 3379 ед. хранения, 57 ед. хранения рассекречены частично.

Продолжилась работа КУ НА РК по заключению трехсторонних соглашений с территориальными органами и организациями (заключено 2 соглашения), а также договоров о сотрудничестве с организациями-источниками комплектования (заключено 16 договоров).

В 2014 году читальных залах КУ НА РК работали 440 пользователей (4480 посещений), в том числе 7 иностранных: 6 исследователей из Финляндии, 1 из Эстонии.

КУ НА РК проведены работы по улучшению физического состояния 1265 ед. хранения на бумажной основе (19375 листов) из фондов досоветского, советского и новейшего периодов. Реставрации были подвергнуты 206 ед. хранеия (12018 листов). Проведена консервационно-профилактическая обработка 20 ед. хранения страхового фонда микрофильмов (260659 кадров), 160 ед. хранения кинодокументов. Продолжена работа по картонированию документов (8660 ед. хр.), на основе государственного контракта на поставку архивных коробов с ООО «Петрозаводское предприятие «Онеготара» приобретены средства первичного хранения для картонирования архивных документов, фотоальбомов, фотопозитивов - 1179 коробов 11 видов.

В 2014 году продолжилась передача КУ НА РК документов по личному составу в муниципальные архивы республики в целях создания условий для доступа граждан к интересующей их информации социально-правового характера в виде архивных справок, обеспечивающих их конституционные права и законные интересы. В соответствии с приказами Министерства культуры № 424 от 29.04.2014 г., № 615 от 28.11.2014 г. в МКУ «Центр информационного и хозяйственного обеспечения деятельности учреждений Пряжинского национального муниципального района» перемещено 10846 ед. хранения (7 фондов), в МКУ «Лахденпохский архив» - 3316 ед. хранения (15 фондов).

В КУ НА РК продолжалась работа по созданию электронных копий описей путем оцифровки, проведения работ по научному описанию поступающих фондов и усовершенствованию описей ранее принятых фондов и размещение цифровых копий описей на сайте архива в разделе «Списки фондов». Всего размещены описи по 337 фондам (586 описей).

Велась оцифровка документов Национального архива Республики Карелия. В 2014 г. на книжном сканере, предоставленном Национальному архиву Республики Карелия Национальной библиотекой Республики Карелия, оцифрованы 7 уникальных документов архива, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации. Электронные копии представлены для размещения в базу данных реестра на официальном сайте Федерального архивного агентства.

Визитной карточкой Национального архива Республики Карелия является регулярно обновляемый сайт. В 2014 г. на сайте КУ НА РК открыты новые разделы (подразделы): «Международная площадка», «Общественный совет», «Этический кодекс», «Оценка качества», «Оценка эффективности», «Год культуры», «Мастер-класс», «КРО РОИА». В 2014 г. количество посетителей сайта составило 40 405 человек, количество просмотров страниц 171 240.

Работа по использованию архивных документов велась Национальным архивом с учетом объявленного в РФ 2014 года как Года культуры, 100-летия с начала Первой мировой войны, 70-летия освобождения Карелии.

КУ НА РК подготовил выставку «Сокровища культуры, чьи фонды бережно храним», экспонировавшуюся 29-30 мая и 6 июня в читальном зале архива, на которой были представлены документы из личных фондов деятелей культуры республики. Аналогичная виртуальная выставка была открыта на сайте архива в декабре. В рамках выставки состоялся прием на хранение документов из личного архива известных деятелей культуры Карелии Натальи Ивановны и Геннадия Алексеевича Вавиловых.

Выставка подлинных документов «В память о Великой войне (Первая мировая война по документам Национального архива РК)» открылась в читальном зале архива 1 августа, экспонировалась также в рамках общественно-педагогической конференции «Культурно-образовательное пространство Республики Карелия: от идеи к результату», в рамках круглого стола «Традиции и инновации в использовании документов архивов, музеев и библиотек» 25 сентября, для слушателей ООГО ГАУ ДПО РК «Карельский институт развития образования» 17 октября.

Выставка подлинных документов, посвященная 70-летию освобождения Карелии в годы Великой Отечественной войны «Карелия в 1944-1945 гг.: от войны к миру», работала в читальном зале архива 26 и 29 сентября. На открытие выставки были приглашены ветераны Великой Отечественной войны.

На выставке «Д.Я. Гусаров. Солдат. Писатель. Человек» к 90-летию писателя (1 октября в читальном зале архива) были представлены подлинники документов о жизни и деятельности народного писателя Республики Карелия.

12 июня 2014 г. в музее Северной Карелии «Кареликум» (г. Йоэнсуу, Финляндия) состоялось открытие выставки «Сортавала - мой город» с использованием фотографий, документов и видеосюжетов из фондов Национального архива Республики Карелия. России.

Национальный архив Республики Карелия предоставил также документы и фотографии из фондов архива для экспонирования на партнерских выставках (внепланово, в связи с обращениями заинтересованных организаций): выставка «Мстители» в музее истории г. Екатеринбурга, выставка «В июне сорок четвертого...» Национального музея Республики Карелия; историко-документальная выставка «Андропов. К 100-летию со дня рождения» в Выставочном зале федеральных государственных архивов (г. Москва); выставка ФГБУК «Государственный историко-архитектурный и этнографический музей-заповедник «Кижи» «За Веру, Царя и Отечество»; выставка «Для ограждения чести, достоинства и славы Родины... (Участие жителей Олонецкой губернии в Первой мировой войне)» в Российском центре науки и культуры в Хельсинки.

В год 100-летнего юбилея начала Первой мировой войны Национальным архивом Республики Карелия издан сборник документов и материалов «Карелия в годы Первой мировой войны» (тираж 400 экз.). Впервые опубликованные документы освещают призывные кампании, участие наших земляков в Первой мировой войне, оказание помощи фронту, семьям воинов, беженцам, показывают влияние Первой мировой войны на жизнь края в целом и населения в частности.

Результатом творческого подхода специалистов Национального архива Республики Карелия к популяризации архивных документов стали такие яркие события 2014 года, как первая в истории «Ночь в архиве» в рамках общеевропейской акции «Ночь в музее-2014» (17 мая 2014 г) и площадка «Вокзал КУНАРКъ» в рамках VI городского праздника «Иллюзии Старого города», проводимого ФГБУК «Государственный историко-архитектурный и этнографический музей-заповедник «Кижи» (28 июня 2014 г.). Творческие акции, основанные на подлинных архивных источниках, проходили в форме архивно-познавательной игры с элементами реконструкции «Fructus temporum» («Плод времени»), в роли исторических персонажей выступили архивисты.

Одним из заметных событий 2014 года стала международная научно-практическая конференция «Документ как явление культуры», организаторами которой выступили Министерство культуры Республики Карелия, Национальный архив Республики Карелия, Петрозаводский государственный университет, Карельское республиканское отделение РОИА. Конференция была приурочена к Году культуры в Российской Федерации и явилась вторым этапом международной коммуникационной площадки «Архивная и деловая информация в XXI веке: инновационные аспекты», открывшейся в 2012 году.

В работе конференции приняли участие гости: руководитель Архивного агентства Красноярского края А.Б. Казицин, главный специалист Архивного управления Ленинградской области в г. Санкт-Петербурге Е.О. Саврасова, директор Ленинградского областного архива в г. Выборге С.Е. Красноцветова, заместитель директора департамента ЗАО «Электронный архив» Д.А. Лошаков (г. Москва), начальник отдела по развитию и связям с Россией Национального архива Финляндии Д.Д. Фролов (г. Хельсинки, Финляндия). С приветствиями к участникам конференции обратились директор Национального архива Финляндии Ю. Нуортева (видеозапись) и руководитель Архивного института при Посольстве Венгрии в РФ А. Шереш (онлайн).

В рамках конференции состоялось подписание трехстороннего Соглашения о сотрудничестве между Архивным агентством Красноярского края, Министерством культуры Республики Карелия и Национальным архивом Республики Карелия, предусматривающее сотрудничество сторон в реализации мероприятий по развитию профессионального партнерства в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления, реализации совместных творческих проектов, развитию совместной культурно-просветительской деятельности и обмен опытом, а также совместное участие в проведении международной коммуникационной площадки «Архивная и деловая информация в XXI веке: инновационные аспекты».

Состоялись также круглые столы «Традиции и инновации в использовании документов архивов, музеев и библиотек» и «Опыт ведения региональных реестров уникальных документов». Участникам конференции был презентован буклет «Архивная служба Республики Карелия», подготовленный Национальным архивом Республики Карелия.

На основе материалов конференции на сайте Национального архива Республики Карелия был создан новый раздел «Международная площадка», активно посещаемый пользователями.

В Национальном архиве Республики Карелия продолжалась работа по проекту «Человек и война» по сбору документальных свидетельств о Великой Отечественной войне от участников (очевидцев) войны, их родственников, участников локальных войн и конфликтов ХХ век, видеосъемка мемуаров. По итогам работы за период с ноября 2012 по декабрь 2014 года поступило114 воспоминаний ветеранов или членов их семей, в том числе 83 видеозаписи общей продолжительностью свыше 100 часов. В январе 2014 года состоялась презентация нового фильма «Блокадное детство», подготовленного в рамках проекта. 6 мая 2014 года в Доме культуры пос. Лоухи прошел открытый отчет о работе над проектом, который был поддержан Администрацией Лоухского муниципального района и МБУ «Архив Лоухского муниципального района».

2014 год стал годом успешного развития международного сотрудничества КУ НА РК. Продолжилась реализация договора о сотрудничестве с Национальным архивом Финляндии. 22 октября 2014 г. Национальный архив Республики Карелия посетил консул Консульства Финляндии в Петрозаводске Туомас Киннунен, познакомившийся с работой архива, документами по истории Карелии и Финляндии.

В рамках международной конференции «Российская империя и Австро-Венгерская монархия во время Первой мировой войны», организаторами которой выступили Посольство Венгрии в РФ, Архивный институт Венгрии в Москве, Институт славяноведения РАН, Российская ассоциация историков Первой мировой войны, Институт истории ВАН состоялось подписание договора о сотрудничестве Национального архива Республики Карелия с Архивным институтом Венгрии в Москве.

КУ НА РК как научно-методический центр архивных учреждений республики провел ряд информационно-методических мероприятий:

  • однодневный обучающий семинар-практикум на базе Петрозаводского кооперативного техникума Карелреспотребсоюза по теме «Делопроизводство, документооборот и архивное дело» для специалистов делопроизводственных и архивных служб организаций (30 января 2014 года);
  • информационно-методическое мероприятие для муниципальных архивов Республики Карелия и архивов организаций-источников комплектования Архива Лоухского муниципального района по работе с документами личного происхождения (пгт Лоухи, 6 мая 2014 г.);
  • курсы повышения квалификации «Организация делопроизводства и архивоведения в органах государственной власти и местного самоуправления», проводившиеся в Карельском филиале Российской Академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации (10-11 сентября 2014 г.);
  • 7-й Интернет-семинар “Использование архивных документов” (5-12 декабря 2014 года, сайт КУ НА РК).

В результате работы по оказанию платных услуг и привлечению дополнительных источников финансирования на развитие деятельности учреждения общий объем привлеченных внебюджетных средств Национального архива Республики Карелия за 2014 год составил более 1 млн 299 тыс. руб.

В целях совершенствования материально-технической базы КУ НА РК, соблюдения нормативных режимов хранения документов, в частности охранного режима были проведен ряд мероприятий: монтаж и замена электрооборудования в помещениях архива по адресу ул. Андропова д.2; замена светильников в ряде кабинетов и коридоре по ул. Куйбышева д.6а, в рабочих кабинетах цокольного этажа и холла в здании по ул. Андропова д.5а; окрашивание фасада здания по ул. Куйбышева д.6а с дворовой территории и др. необходимые работы.

В 2014 году в Фонд социального страхования был передан пакет документов для выделения финансирования предупредительных мер, направленных на сокращение производственного травматизма и профессиональных заболеваний работников. В результате полученная сумма в размере 13996,14 рублей была использована на проведение в КУ НА РК специальной оценки условий труда 17 рабочих мест. Общая сумма расходов на охрану труда в КУ НА РК в 2014 году составила 19 599,23 рублей. Для нужд гражданской обороны были приобретены аптечки индивидуальные АИ-2 (33 шт.), индивидуальные противохимические пакеты ИПП-11 (87 шт.), в здании КУ НА РК по ул. Куйбышева, 6а оборудован уголок гражданской обороны.

Несмотря на то, что все поставленные перед архивом задачи в 2014 году успешно выполнены, основной проблемой, сдерживающей развитие, по-прежнему является предельный дефицит площадей архивохранилищ Национального архива Республики Карелия.