УТВЕРЖДАЮ
Директор КУ НА РК
О.М. Жаринова
«25»февраля 2014 г.
(в ред. приказа №4 от 14.02.2017 г.)

Порядок работы пользователей в читальных залах

государственного казенного учреждения Республики Карелия

«Национальный архив Республики Карелия»

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007 г.), Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 3.06.2013 г. (зарегистрирован Минюстом России 14.11.2013 г.) и устанавливает порядок работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации, другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну, в читальных залах государственного казенного учреждения Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия» (далее — архив).

1.2. Распорядок работы читальных залов архива установлен следующим образом:
Читальный зал (ул. Куйбышева, д.6 а):
Понедельник: 10:30 – 17:00                                                       Перерыв: 13:00 – 14:00
Вторник – четверг: 9:00 – 17:00

Читальный зал (ул. Андропова, д.5 а):
Понедельник, вторник, четверг: 9:00– 17:00                         Перерыв: 13:00 – 14:00
Среда: 9:00– 13:00

В предпраздничные дни читальные залы архива работают до 16:00
Санитарный день: последний рабочий день месяца (обслуживание пользователей не производится).

1.3. Платные услуги пользователям предоставляются архивом в соответствии с «Прейскурантом на работы и услуги, выполняемые (оказываемые) государственным казенным учреждением Республики Карелия «Национальный архив Республики Карелия».

2. Порядок допуска пользователей в читальные залы архива

2.1. Пользователи допускаются к работе с документами в читальных залах архива на основании личного заявления на имя директора архива (Приложение № 1) или письма направляющей организации.

2.2. Пользователи, ведущие научную работу в соответствии с планом научных учреждений или выполняющие служебные задания, представляют письмо организации, направившей их для работы. Письмо оформляется на бланке организации, подписывается ее руководителем.

2.3. Студенты высших и средних образовательных учреждений представляют направление образовательного учреждения за подписью руководителя с указанием научного руководителя и темы курсовой (дипломной) работы.

2.4. Учащиеся старших классов общеобразовательных школ (10 – 11 классы) допускаются в читальный зал в присутствии учителя, который представляет направление школы за подписью директора с указанием фамилий учеников и обоснованием необходимости работы с документами архива. Допуск к работе с документами учащихся более младшего возраста осуществляется в исключительных случаях. В том случае, если учащийся школы обращается в архив для проведения исследования, не связанного с учебной деятельностью, его допуск осуществляется только в присутствии родителей, которые также оформляются в соответствующем порядке.

2.5. В личных заявлениях или письмах направивших организаций указываются фамилия, имя, отчество пользователя, место работы и должность, ученое звание и ученая степень, тема, цель и хронологические рамки исследования.

2.6. Разрешение на работу в читальных залах архива дается директором архива или его заместителем (далее — руководство архива) на срок не более 1 года с момента оформления. Срок работы в читальном зале может быть продлен руководством архива по заявлению пользователя. Об изменении темы или хронологических рамок исследования пользователь информирует в письменном виде сотрудника читального зала (составляется новое заявление или предъявляется письмо направившей организации).

2.7. Для работы в читальных залах архива пользователю выдается разовый пропуск (на одно посещение архива; оформляется сотрудником службы охраны) или временный пропуск (оформляется секретарем архива) сроком не более 1 года с момента оформления, которые действительны при наличии документа, удостоверяющего личность.

2.8. В случае отсутствия свободных мест в читальном зале руководство архива имеет право временно ограничить допуск пользователей, работающих по личным заявлениям.

2.9. Все пользователи знакомятся с настоящим Порядком, заполняют анкету установленного образца (Приложение №2) и предъявляют паспорт сотруднику читального зала.

3. Права, обязанности и ответственность пользователей

3.1. Пользователи, работающие в читальных залах архива, имеют право:

3.1.1. Получать для изучения документы, дела в виде подлинников и (или) копий фонда пользования, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии.

3.1.2. Пользоваться имеющимся в архиве научно-справочным аппаратом (путеводителями, описями, каталогами (в т.ч. фотокаталогом), архивными базами данных на электронных носителях и т.д.), печатными изданиями из фонда научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда архива, фондом пользования кинодокументов по теме исследования.

3.1.3. Пользоваться имеющимся в архиве и предназначенным для работы пользователей техническим оборудованием для работы с микрокопиями, аудиовизуальными и машиночитаемыми документами, электронными базами данных.

3.1.4. Заказывать или самостоятельно изготавливать (см. п.5.6) в соответствии с Прейскурантом архива копии архивных документов по теме исследования.

3.1.5. Делать выписки из предоставленных дел, документов, архивных справочников, в том числе с использованием собственных технических средств (мобильных устройств) без звуковых сигналов и без подключения к локальной сети архива. При использовании в качестве источника питания электрических розеток, находящихся в читальном зале, архив не несет ответственности за возможные негативные последствия для технических средств в случае некорректной работы электрических сетей в здании архива. Использование собственных средств допускается, если это не влияет на работу других пользователей. Копирование собственными техническими средствами осуществляется согласно п.5.6. данного Порядка.

3.1.6. Получать информацию о распорядке работы читальных залов, порядке и условиях предоставления архивом услуг, в том числе, о существующих ограничениях на доступ к отдельным категориям дел, о необходимых процедурах для получения разрешения на доступ к ним, а также о сроках завершения научного описания, технического оформления и (или) специальной обработки дел, документов.

3.1.7. Заказывать дела непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных технологий (через сайт архива — в порядке, установленном для данного вида заказов).

3.1.8. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, личные вещи, выписки из документов и справочно-поисковых средств к ним, копии изготовленных документов. Личные вещи и предметы письма вносятся в читальный зал в прозрачном пакете или сумке размером не более 20 х 30 см.

3.1.9. Обращаться с предложениями, замечаниями по вопросам обслуживания в читальном зале к сотруднику читального зала, руководству архива. Обжаловать отказ в выдаче архивных документов по теме исследования в соответствии с действующим законодательством. Для решения спорных вопросов пользователи могут обращаться к руководству архива, в Министерство культуры Республики Карелия, Федеральное архивное агентство Российской Федерации, а также в установленном порядке в судебные органы Российской Федерации.

3.1.10. Пользователей могут сопровождать переводчики или помощники, также оформленные в читальном зале в установленном порядке.

3.1.11. Пользователь, подготовивший издание с использованием документов архива, может предоставить на хранение в фонд научно-справочной библиотеки архива экземпляр издания, а также предоставить сведения о включении в издание фотодокументов из фондов архива для учета документов, введенных в научный оборот.

3.2. Пользователи обязаны:

3.2.1. Соблюдать данный Порядок работы пользователей в читальных залах архива, а также Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.

3.2.2. Регистрироваться при каждом посещении в журналах посещений читальных залов архива.

3.2.3. Заполнять бланки заказов полностью, разборчивым почерком, передавать бланк непосредственно сотруднику читального зала. При заполнении бланка учитывать буквенную индексацию номеров фондов:
- фонды досоветского периода – без буквенной индексации (например: ф. 25)
- фонды советского и постсоветского периодов – индекс «Р» (ф. Р-460)
- комплекс документов партийных, комсомольских, общественно-политических организаций – индекс «П» (ф. П-3)
- фонды документов по личному составу – индекс «Л» (ф. Л-1)

3.2.4. Заполнять листы использования просмотренных дел, указывая дату использования, фамилию и инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки, копирование и т. д.), номера использованных листов.

3.2.5. Проверять при получении заказанных документов, копий фонда пользования их целостность и сохранность и расписываться в бланке заказа за получение каждого из них.

3.2.6. После окончания работы при каждом посещении читальных залов архива сдавать отработанные описи, дела и печатные издания, единицы хранения фонда пользования сотрудникам читальных залов. В случае необходимости дальнейшей работы с описями и делами они помещаются в специальные сейфы, находящиеся в читальных залах архива.

3.2.7. Соблюдать технические требования обращения с оборудованием архива.

3.2.8. Соблюдать распорядок работы читальных залов архива, тишину и порядок во время работы. Пользование сотовыми телефонами в читальных залах запрещено.

3.2.9. Соблюдать правила работы с архивными документами. В целях обеспечения сохранности архивных документов не разрешается:

- входить в читальный зал в верхней одежде, вносить портфели, спортивные, хозяйственные сумки, пластиковые пакеты размером более 20 х 30 см., зонты;
- употреблять продукты питания, напитки в читальных залах архива;
- выносить дела из читального зала, передавать их третьим лицам;
- оставлять открытые дела незащищенными от солнечного или электрического света продолжительное время (в случае выхода из читального зала, в т.ч. на время обеденного перерыва, дела закрываются);
- писать на листах бумаги, положенных поверх документов, загибать листы документов, калькировать документы;
- вкладывать в дела посторонние предметы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, либо из одного дела в другое;
- пользоваться клеем, скотчем, маркером, штрихом, копировальной бумагой, чернильной авторучкой, ножницами, другими режущими предметами;
- вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания.

3.2.10. Незамедлительно сообщать сотруднику читального зала об обнаружении повреждений или дефектов описей, документов, печатных материалов, копий фонда пользования, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии посторонних вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.

3.2.11. Выполнять требования сотрудников архива, охранной службы, пожарной охраны в чрезвычайных ситуациях.

3.2.12. Предъявлять сотруднику охранной службы, в случае необходимости, имеющиеся материалы и предметы, указанные в п.3.1.8.

3.2.13. Указывать при использовании документов в опубликованной работе источник информации — место хранения документов, их поисковые данные.

3.2.14. Пользователь несет ответственность за сохранность полученных документов, соблюдение правил работы с ними, а также за соответствие приводимой им в публикациях архивной информации содержанию использованных документов.

3.2.15. Пользователь несет ответственность за хищение и повреждение документов (в т. ч. внесение изменений в его текст), причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. Порядок выдачи документов, изданий из фонда научно-справочной библиотеки.

Предоставление научно-справочного аппарата

4.1. Документы, описи и печатные материалы предоставляются пользователям на основании заполненных бланков заказов установленного образца.

4.2. Пользователь вправе единовременно в течение рабочего дня заказывать:
- до 5 описей на срок до 5 дней;
- дела - до 20 ед. хр. общим объемом не более 1500 листов из архивных фондов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций или не более 500 листов из архивных фондов личного происхождения (подлинники особо ценных дел сроком до 2 недель, прочие дела на срок до 1 месяца)
- издания, хранящиеся в научно-справочной библиотеке – 5 ед. хр. на срок до 1 месяца;

4.3. Количество находящихся одновременно у пользователя дел не должно превышать 20 единиц хранения, количество изданий из фонда научно-справочной библиотеки — 5 единиц хранения.

4.4.Сроки выполнения заказа на выдачу пользователям материалов архива:
- описи, справочно-информационные материалы, издания из фонда научно-справочной библиотеки, микрофильмы – в день заказа;
- дела, прошедшие научное описание и техническое оформление, – не позднее чем через 2 рабочих дня с момента оформления заказа.

4.5. Прием заказов на выдачу описей в день заказа производится до 16.45, на выдачу изданий из фонда научно-справочной библиотеки – до 16.30. При поступлении заказа после указанного срока его выполнение осуществляется на следующий день.

4.6. По истечении срока хранения в читальных залах архива описей, документов, других материалов пользователь может продлить его по согласованию с сотрудником читального зала. Невостребованные документы и издания из фонда научно-справочной библиотеки по истечении срока их выдачи в читальный зал возвращаются в хранилища. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы документы, пользователь должен сообщить об этом сотруднику читального зала для решения вопроса о продлении срока их нахождения в читальном зале.

4.7. При наличии фонда пользования подлинные документы в читальные залы архива, как правило, не выдаются. Выдача подлинных документов осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководства архива. Подлинники дел, документов при наличии копий фонда пользования выдаются только в случае проведения специальных научных работ по текстологии, кодикологии, палеографии, изучения водяных знаков и других внешних особенностей документов и организации их фототипического издания с письменного разрешения руководства архива.

4.8. В том случае, если пользователь заказывает дела, не относящиеся к теме исследования, он должен оформить новое заявление с уточнением темы.

4.9. Согласно законодательству на срок 75 лет со дня создания документов ограничивается доступ к документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности. Пользователи допускаются к работе с подобными документами при наличии письменного разрешения гражданина, а в случае его смерти с письменного разрешения его наследников. При отсутствии такого разрешения в случае поступления заказа на выдачу документов пользователю может быть отказано в их выдаче.

4.10. Использование документов, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства. Документы, принятые в архив от их собственника или владельца, выдаются, если это не противоречит условиям их передачи на хранение.

4.11. Пользователь обязан в присутствии сотрудника читального зала сдавать дела вместе с бланком заказа. Сотрудник читального зала расписывается в бланке заказа за каждое принятое дело. В случае, если дела сдаются не полностью, пользователь также предъявляет бланк заказа вместе с возвращаемыми делами для проставления отметки о принятии дел сотрудником читального зала.

4.12. Выдача дел из архивохранилища производится после 9.15. Возврат пользователями документов, работа с которыми завершена, осуществляется до 16.30.

4.13. Отсрочка в выдаче документов, описей, изданий из фонда научно-справочной библиотеки и справочно-информационного фонда допускается в случае выдачи документов другому пользователю или сотрудникам архива для выполнения служебных заданий. В читальный зал не выдаются документы, не прошедшие научного описания и технического оформления.

5. Копирование и выдача копий архивных документов, изготовленных по заказам

пользователей

5.1. По заказам пользователей в зависимости от технических возможностей архива и физического состояния документов изготавливаются ксерокопии, фотоотпечатки, осуществляется копирование в электронном виде (с помощью сканера или цифрового фотоаппарата). Способ копирования определяется пользователем, однако ему может быть предложен иной способ с учетом технических возможностей архива и физического состояния документа.

5.2. Заказы на копирование документов, изданий научно-справочной библиотеки оформляются пользователями на специальном бланке (Приложение № 3) и передаются сотрудникам читальных залов архива. Заказ на изготовление фотодокументов передается сотрудникам архивохранилища аудиовизуальных и машиночитаемых документов. (Приложение № 4)

5.3. Копирование документов ограниченного доступа (содержащих охраняемую законом тайну), а также представляющих объект авторского права, производится с учетом имеющихся ограничений.

5.4. Срок изготовления копий документов с момента оформления заявки на копирование и внесения оплаты (полностью или частично):
- документы на бумажной основе, издания из фонда научно-справочной библиотеки – 5 рабочих дней
- копии фотодокументов – 10 рабочих дней
В случае объемного заказа на копирование срок изготовления копий может быть увеличен. Копии выдаются пользователю только после оплаты полной стоимости работ.

5.5. Не принимаются заказы на копирование документов, находящихся в плохом физическом состоянии. Копирование документов из дел, требующих расшивки (при полной невозможности копировать переплетенное дело), производится в исключительных случаях по разрешению руководства архива. В случае получения разрешения заказчик оплачивает работы по расшивке и последующему переплету дела. При копировании особо ценных документов копия изготавливается с ранее сделанной копии фонда пользования (при его наличии). Копирование документов, содержащих конфиденциальную информацию, производится в установленном порядке.

5.6. По разрешению руководства архива допускается копирование документов техническими средствами пользователей в порядке, аналогичном копированию техническими средствами архива: при наличии разрешения руководства архива, заполнении пользователем специального бланка (Приложение №3), проставлении отметки в листе использования дела о скопированных листах и т. д.
Архив не несет ответственности за идентичность подлиннику и качество самостоятельно изготовленных копий документов. Копии не заверяются архивом.
При самостоятельном копировании документов пользователями используются бесконтактные виды копирующих технических средств (телефоны, фотоаппараты, планшеты) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Не допускается применение контактных технических средств (ручной, планшетный, протяжной сканеры, копиры и т. д.) и различного рода прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые могут повредить документы или переплет дела.
Копирование документов техническими средствами пользователя осуществляется в специально отведенном для этих целей месте в присутствии специалиста архива, контролирующего соблюдение установленного порядка копирования в целях обеспечения сохранности документов.
При невозможности самостоятельного осуществления съемки документов пользователь имеет право пригласить для копирования третье лицо, которое допускается к съемке по разовому пропуску.

5.7. Копии документов выдаются пользователям или их доверенным лицам под расписку, а также пересылаются по указанным адресам (стоимость почтовых расходов оплачивается пользователем).

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭМК КУ НА РК
от 25.02.2014 г. №_2__